‘Hemos contribuido a generar más de 75 millones de euros de impacto económico a nuestra ciudad en 10 años de trayectoria y esa sigue siendo nuestra motivación cada día’
Nueva entrevista a responsables de los Palacios de Congresos miembros de APCE. En esta ocasión, es el turno de Juanjo Pastor, director gerente de Fórum Evolución Burgos.
Tras dos años conviviendo con la pandemia. ¿Cómo piensa que se están adaptando los Palacios de Congresos a esta nueva situación? Y en particular en vuestras instalaciones, ¿qué destacaría de todo lo vivido y seguramente aprendido en este tiempo?
En Fórum Evolución Burgos hemos vivido las consecuencias de la pandemia desde el primer momento, al haberse aplazado a primeros de marzo de 2020 el primer congreso médico y teniendo que crear protocolos propios de seguridad e higiene mientras se determinaban normativas y sus sucesivas actualizaciones, siempre con el ánimo de ofrecer un espacio seguro para la celebración de eventos, motivo por el cual se nos premió en octubre de 2020 como establecimiento turístico más seguro de España en los II Premios Digital Tourist, concedidos por AMETIC.
En consecuencia, esa adaptación ha tenido que ser continua y progresiva con la premisa de facilitar la labor de los organizadores de eventos que veían con incertidumbre el aplazamiento o cancelación de sus convocatorias y lo último que queríamos era generar más estrés en una situación tan compleja.
Me gustaría poner en valor la actitud positiva del equipo del Fórum Evolución que en circunstancias tan adversas, ha mantenido siempre una alta motivación, aprovechando este tiempo para formarnos en materias como marketing online, organización de eventos y protocolo, contratación del sector público o gestión cultural.
Como para cualquier sector, los meses más duros de la pandemia sirvieron para reflexionar y adaptarse a la nueva realidad. ¿Ha servido ese tiempo para marcar la línea estratégica de actuación y transformación digital de vuestro Palacio?
La seguridad y la atención al cliente son elementos clave en nuestra estrategia, facilitando siempre la labor de los clientes en la medida de lo posible. Por eso la encuesta de calidad que se entrega al organizador de un evento al finalizar, muestra una media de 4,8 sobre 5 puntos en los tres últimos años.
Durante la pandemia aprovechamos para trabajar en un estudio sobre la necesidad de adaptación de la dotación a las nuevas tecnologías demandadas en los eventos híbridos, un trabajo que ha sido el germen de la solicitud de Fondos Europeos en febrero de este año por importe de 139.000 euros para mejorar sistemas de audio y vídeo en los auditorios, streaming, iluminación, maquinaria escénica y herramientas digitales.
En definitiva, aprovechamos la coyuntura para adecuar la dotación a las nuevas necesidades técnicas que demandan nuestros clientes en unas instalaciones que cuentan ya con 10 años.
¿En Burgos se apuesta por los eventos híbridos? ¿O se trabaja en potenciar la vuelta a la presencialidad como valor indispensable para el sector de los eventos?
Aprovecho para reivindicar la importancia de apostar por la recuperación de los eventos presenciales, especialmente en sedes como los Palacios de Congresos, al contar con espacios seguros, amplios y polivalentes, así como con dispositivos que permiten garantizar la misma calidad de aire que, por ejemplo, en un quirófano.
En un estudio realizado por American Express Meetings & Events, los dos principales motivos por los que los asistentes participan en eventos presenciales son: el intercambio de conocimiento y la posibilidad de interacción con personas del mismo sector o especialidad con las que no se coincide el resto del año y este último caso se ha visto potenciado con la pandemia.
Las empresas vuelven a ver la utilidad de comunicar a través de los eventos y en un mundo tan globalizado en el que diariamente estamos expuestos a miles de impactos publicitarios, supone un factor diferencial para conectar con sus potenciales clientes o proveedores y eso es algo que tenemos que aprovechar.
Hace apenas unos días se ha confirmado como Burgos será sede, en septiembre del próximo año, de la conferencia ICTF reuniendo a más de 400 científicos de todo el mundo. ¿Qué supone la confirmación de un evento de estas características para la ciudad?
El principal objetivo de un palacio de congresos de gestión municipal, como es el caso de Fórum Evolución, es que el impacto económico que genere un congreso revierta en los empresarios locales, principalmente hotelería, hostelería, comercio y transporte.
Uno de los principales motivos por los que el equipo del Fórum estamos tremendamente orgullosos es haber contribuido a generar más de 75 millones de euros de impacto económico a la ciudad de Burgos en estos 10 años de trayectoria y esa sigue siendo nuestra motivación cada día.
Este año es muy especial para nosotros, al ser nuestro 10 Aniversario y tener confirmados 16 congresos hasta la fecha, superando el máximo histórico anual y tenemos la ambición y capacitación para seguir superando esas cifras.
Desde el Palacio de Congresos gestionamos también desde el verano pasado la Oficina de Congresos de Burgos, lo que ha permitido simplificar procesos y poner en marcha iniciativas de promoción pioneras en el ámbito nacional, como una campaña conjunta con las Federaciones de Comercio y Hostelería de la ciudad, por la que los congresistas tienen beneficios en los establecimientos colaboradores durante los días de celebración del congreso y en definitiva, que la ciudad entera sea consciente de la importancia de la llegada del turismo de congresos.
También hace poco, desde un punto mucho más local, habéis reunido a más de 300 empresas locales en el primer encuentro empresarial BNI. ¿Cuál es la implicación de Fórum Evolución con el sector empresarial?
Desde el primer momento, el Palacio de Congresos se conceptuó como un punto de encuentro de la ciudadanía de Burgos y eso incluye también a la actividad empresarial, suponiendo el año pasado el 40% de la actividad total realizada.
La singularidad que supone la ubicación de un Palacio de Congresos en el centro histórico de la ciudad que además cuenta con el mayor aparcamiento de Castilla y León, facilita que sea la primera opción para celebrar congresos, jornadas, ferias, entrega de premios y el resto de convocatorias organizadas por empresarios locales, a los que seguimos agradeciendo cada evento que organizan como si fuera el primero, siendo conscientes de la importancia que supone que esta relación siga siendo satisfactoria para ambas partes.
¿Cuál es la apuesta que realiza actualmente Fórum Evolución por la sostenibilidad?
El diseño arquitectónico del edificio facilita el uso eficiente de la energía, al estar basado en la aportación de luz natural a los espacios mediante cristaleras y atrios con entradas de luz superiores, además de contar con sensores adaptativos de luminosidad que regulan automáticamente la intensidad de luz eléctrica en función de la luz natural, haciendo que el consumo sea el estrictamente necesario.
Apostamos por la eficiencia energética, además de una gestión responsable de residuos de manera selectiva, ambos conceptos incluidos en los protocolos establecidos de la Agenda 2030 y desde el mes pasado contamos con un plan de ahorro activo de energía, donde se revisan horarios y temperaturas de consigna adaptados a la actividad.
El Complejo de la Evolución Humana, del que forma parte el palacio de congresos, está dotado de un centro de instalaciones y servicios del que depende la producción de energía, minimizando gastos y haciendo más eficiente su producción.
¿Algún evento, adaptación, proyecto que creáis conveniente destacar de vuestras instalaciones, y que sea necesario que se conozca por parte del gran público?
En los últimos 6 años hemos resultado premiados en 2 ocasiones como una de las mejores sedes a nivel nacional en los Premios del Grupo Eventoplus, en una categoría en la que prima la versatilidad de los espacios y su adaptabilidad a las necesidades de los clientes.
Y en ello seguimos, disfrutando con la celebración de eventos con un patrón establecido y atreviéndonos con otros en los que se busca el factor sorpresa para el asistente, como hemos hecho recientemente en una convención de empresa, donde los asistentes estaban, sin saberlo, a menos de un metro de una banda de de rock lista para tocar en el escenario del auditorio, jugando con elementos escénicos.
¿Qué mensaje final enviaría a quienes se preguntan por la seguridad, adaptación y profesionalidad que se aporta desde las instalaciones de los Palacios miembros de APCE?
La relación entre los Palacios de Congresos miembros de APCE es muy colaborativa, motivada por la singularidad de las dotaciones y la complejidad que supone su gestión, siendo la mayor parte de nosotros Administración Pública y estando obligados en consecuencia a regirnos por la Ley de Contratos del Sector Público, lo que implica estar constantemente licitando servicios y adquisición de bienes.
¿A quién vamos a preguntar mejor que a otro Palacio de Congresos sobre el sistema de homologación de empresas de catering, por poner un ejemplo? Si lo llevan aplicando años con resultados satisfactorios, son cuestiones trascendentes con las que conviene no improvisar.
Nunca he escuchado a ninguno de mis colegas hablar de competencia y si de fomentar el intercambio de conocimiento, experiencia y contactos para afrontar el día a día, y eso para nosotros supone un gran valor para ofrecer la mejor prestación de servicios en nuestros eventos.
Juanjo Pastor
Director Gerente Fórum Evolución Burgos
Twitter @juanjocongresos / @forumevolucion
IG @juanjopastorm / @forumevolucion
LinkedIn Juanjo Pastor / Fórum Evolución Burgos, Palacio de Congresos