ENTREVISTA DE APCE A EDN SOFTWARE
Marcelo Tannús, Director edn Software
¿Ǫué significa para edn Software ser patrocinador de la APCE?
Llevamos 27 años construyendo software exclusivamente para la industria MICE, y prácticamente todo lo que sabemos lo aprendimos sentándonos con los equipos comerciales, operativos y de dirección de palacios de congresos, centros de convenciones e instituciones feriales.
Ser colaborador de la APCE significa devolverle a esa comunidad parte de lo que nos enseñó: estar donde se está debatiendo el futuro del sector y aportar tecnología allí donde hace falta.
Pero nuestro objetivo de fondo va más allá del software. Lo que de verdad queremos es potenciar a las personas y los equipos de los palacios: darles herramientas que les quiten trabajo mecánico, que les hagan brillar ante sus clientes y que les permitan crecer profesionalmente.
Es una apuesta a largo plazo —acompañar a cada equipo en su evolución— porque creemos que cuando crecen las personas que mueven el sector, crece el sector entero.
Por eso nos interesa trabajar con la APCE en sus Encuentros, su Escuela de Verano, los proyectos InterPalacios y sus webinars: para que los palacios españoles tengan acceso a herramientas pensadas para ellos, y no a un ERP genérico maquillado.
¿Ǫué esperáis del acuerdo y qué aporta edn Software a esta red?
Esperamos lo mismo que aportamos: conversación honesta sobre cómo se opera un palacio de congresos hoy y qué le hace falta para los próximos cinco años.
Lo que ponemos sobre la mesa:
- Especialización 100% MICE. No somos una consultora que toma un ERP y decide «adaptarlo para empresas MICE y para eventos». Llevamos desde 1999 trabajando solo en esta industria y nuestro producto, MICE ERP, está construido alrededor de la realidad de las sedes: salas compuestas que no pueden venderse dos veces, propuesta-contrato-pago con audit trail, hoja operativa que no pierde un servicio entre el comercial y el técnico, lecturas de mapas de ferias en segundos con IA.
- Conocimiento iberoamericano del sector. Hemos implantado en 18 países de Europa y América Latina, más de 45.000 eventos gestionados. Eso da una perspectiva comparada útil para una asociación que también mira fuera.
- Disponibilidad para los formatos APCE. Webinars, Encuentros, InterPalacios, Business Exchange, donde falte alguien de tecnología que escuche para aportaruna solución a un problema real, ahí vamos a estar. Por esto también consideramos importante que nuestro personal participe en InterPalacios para escuchar los problemas reales y ofrecer soluciones diseñadas a medida para los Palacios de Congresos Españoles.
- Material en multi idioma nativo, no traducido. Para una asociación con palacios en Barcelona, Girona, Tarragona o Lleida, es importante que las herramientas tengan incorporado el Catalán de forma nativa, ese detalle importa, sobre todo si cotizamos para asociaciones del exterior permitiendo operar el sistema en un idioma – por ejemplo español- y sacar propuestas en inglés, catalán, francés o cualquier otro idioma.
¿Ǫué servicios ofrece edn Software y cuál es su propuesta de valor?
Nuestro producto se llama MICE ERP: una sola plataforma con 11 soluciones verticales que cubren a todos los actores de la industria de reuniones. Para los socios de la APCE, la solución natural es la vertical eConventionCenter: el «sistema operativo» del recinto.
La promesa, en una frase: una sola pantalla por evento, una sola fuente de verdad.
Y la propuesta de valor se articula sobre ocho pilares que cualquier director de palacio reconoce desde la primera demo:
- Trazabilidad. Cada cambio de estado, cada pago, cada aprobación, con autor, fecha e IP. Cuando finanzas pregunta «¿quién confirmó esto?», la respuesta vive en MICE ERP.
- ROI por evento, por canal, por cliente. Saber qué tipo de congreso te rinde, qué comercial cierra mejor, qué sala genera más facturación por metro cuadrado o qué actividad comercial me trajo más eventos a mi sede y cuanto dejó al Palacio, al destino y al gobierno regional o nacional.
- Gestión Estratégica. Pipeline a 12, 24 y 36 meses. Candidaturas, opciones en firme, reservas confirmadas en una misma vista. Programar reformas sin atropellar reservas.
- Business Intelligence integrado. Sin export nocturno ni data warehouse aparte. Los números del dashboard son los del sistema.
- Políticas Comerciales. Listas de precios centralizadas con ventanas de validez, flujos de aprobación multinivel, descuentos gobernados.
- Logística Interna. Hoja operativa que aterriza cada servicio por fecha, recinto y sala. Montaje, AV, FCB, técnicos, expositores en una misma vista.
- Índices de Carbono. Huella por evento (energía, catering, viajes, montaje), lista para entregar al cliente corporativo y para las memorias anuales.
- Índices de Gestión. Ocupación por sala y franja, conversión propuesta→contrato, NPS post-evento, todos auditables.
Y cuatro lugares donde la IA quita trabajo cada día:
- Del plano al sistema en segundos. Subes la imagen del plano de una feria y la IA da de alta todos los stands con su numeración y dimensiones, listos para comercializar el mismo día. Asignado el stand a una empresa también brinda el market-place para que el expositor haga compras o alquiler de servicios para su stand con fecha y hora de entregada pre-programadas.
- ROI con gastos reales. Foto del ticket o factura desde el móvil, la IA extrae importe, fecha y proveedor, se asocia al evento con un clic. El ROI deja de calcularse con estimaciones.
- De la reunión al CRM, en lenguaje natural. Vuelves de una feria o un congreso con quince reuniones en la libreta. Vuelcas tus notas tal cual —dictadas o pegadas como texto— y la IA las convierte en altas reales en el CRM: crea las personas, las empresas, registra cada reunión y propone los próximos pasos con responsable y fecha. Lo que antes se perdía en una libreta o tardaba varios días en pasarse al sistema, queda cargado y accionable el mismo día, sin teclear una sola ficha.
- Ask MICE. Pides un informe hablando o escribiendo, en lenguaje natural, y se genera al momento sobre tus datos. Sin pasar por IT.
Encima de todo esto: multi-recinto, multi-idioma sin tope, multi-moneda, integraciones reales en producción con SAP y Salesforce, despliegue single-tenant en cloud, e implantaciones de 4 a 8 semanas.
¿Algún caso de éxito o dato que queráis compartir?
Tres casos que ilustran tres realidades distintas del sector:
Fundación UAB (Barcelona) — desde 2022. 18 sedes universitarias implantadas en 8 semanas, operando simultáneamente en catalán, castellano e inglés. La misma plataforma cubre desde un auditorio profesional hasta laboratorios docentes, un hospital clínico veterinario y un hotel. El catalán es nativo, no traducción parcial — algo que descartó a la mayoría de productos globales.
Colsubsidio (Colombia) — desde 2022. 16 sedes implantadas en 12 semanas tras ganar una licitación abierta en la que concurrieron Momentus, Oracle Opera y software europeos y latinoamercianos. Hoy MICE ERP gestiona clubes deportivos, teatros, centros de convenciones y restaurantes sobre la misma instancia, integrada con Salesforce y SAP. Antes habían intentado durante cinco años unificar con Oracle Opera, sin lograrlo.
Espacio Riesco (Chile) — desde 2014. El mayor centro de convenciones de Chile, sede de ExpoMin (la 29 feria minera del mundo) y de Food C Service Chile. Cuando GL-Events Chile —operador global que usa Momentus en otras sedes— se hizo cargo del recinto en 2026, evaluó migrar a su estándar corporativo y decidió continuar con MICE ERP por adaptación al negocio, continuidad operativa de doce años y cobertura del módulo de ferias.
Como titular para la APCE: 27 años, 18 países, +45.000 eventos gestionados. Y un caso español, FUAB, que demuestra que la implantación rápida y el respeto idiomático no son incompatibles con la profundidad funcional.
¿Ǫué valores os definen?
Cinco, sin demasiado adorno:
- Foco. Solo industria MICE, desde 1999. No vendemos nada fuera de este sector. Cada línea de código del producto la pidió un cliente del sector.
- Verdad operativa. El sistema no puede mentir sobre la disponibilidad, ni sobre quién aprobó un descuento, ni sobre si el AV está confirmado. Si miente, no es software, es un riesgo.
- Cercanía. El help desk no tiene caducidad ni coste adicional durante la vigencia del Las modificaciones sobre reportes y funcionalidades existentes que el cliente necesite ajustar las hacemos sin cargo. Eso fuerza a una relación de largo plazo, no de proyecto cerrado.
- Idioma del cliente. Si el palacio trabaja en catalán, MICE ERP habla catalán. Si emite contratos en inglés y francés, los emite en inglés y francés. Multi-idioma sin tope, nuevos idiomas en 24 horas hábiles.
- Dar visibilidad. A lo que nuestros clientes ya hacen bien, sin cambiar su forma de trabajo mostramos KPIs, ROI, recaudación fiscal como consecuencia de traer eventos al destino e índices de gestión fáciles de entender para quien no pertenece a la industria.
¿A qué próximos retos se enfrenta edn Software?
Comunes con la APCE y sus socios:
- Sostenibilidad medible, no declarativa. El cliente corporativo y la administración pública están empezando a pedir huella de carbono por evento como condición de contratación. Pasar de «tenemos política de sostenibilidad» a «este es el CO₂ de tu congreso, certificado, con datos de energía, catering, viajes y montaje» es un reto sectorial. Nuestro pilar de Índices de Carbono nace exactamente para eso.
- Datos comparables entre palacios. La APCE tiene una posición única para impulsar estándares sectoriales de KPIs (ocupación, conversión, ticket medio, NPS) que hoy cada recinto calcula a su manera. Nos encantaría participar y que usen nuestro módulo para estandarizar la medición.
- Talento operativo escaso. Cada vez cuesta más encontrar managers senior. Una herramienta que reduce el coste cognitivo del puesto, una pantalla en lugar de cinco, es parte de la respuesta.
Propios:
- Profundizar la capa de IA (ya tenemos lectura de planos, captura de gastos, volcado de datos y notas de reuniones al CRM, Ask MICE) sin perder la naturaleza auditable y trazable del producto. La IA tiene que ayudar a operar, no a inventar.
- Crecer en España. Tras 27 años trabajando intensamente en América Latina, queremos que la próxima ola de implantaciones esté aquí, y la APCE es el lugar natural para que eso suceda con el tono y el ritmo correctos.
¿Cómo visualiza edn Software el futuro del sector?
Tres direcciones que vemos con claridad:
- El palacio dejará de ser solo un alquiler de espacios y será un operador de experiencias auditables. El cliente corporativo va a pedir un único dossier con la cuenta, la huella de carbono, el NPS de los asistentes y la trazabilidad de cada cambio. Ǫuien no pueda entregarlo competirá solo por precio.
- La consolidación de herramientas será inevitable. Hoy un recinto medio abre cinco aplicaciones por evento: CRM, ERP, calendario, ticketing, BI. Esa fragmentación se va a colapsar en plataformas verticales únicas, porque el coste real de integrarlas es más alto que migrar.
- La IA va a entrar por la operación, no por el marketing. Donde ahorra trabajo de verdad es en la captura de gastos, la lectura de planos, la conciliación de pagos, el volcado de datos y notas de reuniones al CRM y la generación de informes por voz. Apostamos a esa IA, la que respeta la trazabilidad del sistema y genera más tiempo disponible a los equipos de los palacios de congresos.
Y un cuarto, transversal: el español, el catalán, el portugués y el francés van a importar más, no menos. Los grandes eventos son cada vez más multilingües y los recintos europeos —especialmente los del arco mediterráneo— van a necesitar herramientas que estén pensadas y diseñadas de forma nativa para soportar estas necesidades.
Por si se ha quedado algo en el tintero… ¿algún mensaje que dar?
Un mensaje a la comunidad APCE: probadnos con vuestros datos. Pedidnos una demo de 45 minutos cargada con vuestro calendario, vuestras salas y un evento real. No vais a ver una presentación genérica, vais a ver vuestra operación dentro de la herramienta. Esa es la mejor forma de saber si MICE ERP encaja con vuestro recinto.
Y un agradecimiento: gracias a la APCE por construir, durante más de tres décadas, el lugar donde el sector español de reuniones se piensa a sí mismo. Para edn Software es un orgullo formar parte de esa conversación.